イベント運営ノウハウ, 効果的な会議手法

2020年4月10日

オンラインでプレス発表会を実施! 検討に必要な6つのポイントとは?

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リーマンショックを上回る勢いで経済へ打撃を与えているコロナウイルス。コロナショックは、渡航の禁止やメーカー工場の操業停止、店舗の休業等、さまざまな業種業態に影響している。MICE業界もオリンピック・パラリンピックを始め、ライブ、演劇、スポーツ興行などのコンシューマー向けイベントやビジネス部門における入社式、研修、懇親会、キックオフ、セミナー、見本市等もほとんどが延期や休止だ。一方、それに変わる手法として、投資家やプレス向けにオンライン発表会(広報)、IR説明会、決算発表会、株主総会の動きが活発化している。現在、弊社にもこれらの問い合わせが急増。そこで今回、オンラインプレス発表会を実施する上で検討すべきポイントを紹介する。

 

オンラインプレス発表会(広報)の検討に必要な6つのポイント

 

「春先に新商品を販売する」「プレス発表会をするがオフラインではできない。オンラインでプレス発表会(広報)を実施するには、どうすれば良いのかわからないので支援してほしい」。2月下旬から弊社(MICEプラットフォーム)に、こういった問い合わせが増え始めた。プレス発表会に限らず、オフラインで行ってきた定例会合でも、オンラインで実施したいという相談が増えている。

では、オンラインでプレス発表会を行うためのマスタースケジュールはどういったものか。まずはここを整理する。

全体の流れは概ね以下の通り。

「プレス向け発表会実施の意思決定」→「発表会の開催日時・プログラム・スピーカー等の確定」→「配信プラットフォームの確定」→「プレス向けに告知」→「発表当日に向けた準備&来場者管理」→「発表会当日の運営」→「掲載メディアのまとめ」といった流れ。オフライン(リアル)は発表会の開催場所を確定する代わりに、オンラインプレスでは配信プラットフォームの確定になるが、後はだいたい同じようなプロセスとなる。次にオフラインでの発表会当日の流れを見ると、だいたい「ご挨拶、発表内容のプレゼンテーション、質疑応答、フォトセッション、個別質疑応答」で構成される。これらをオンラインで実現しようと考える中で大きな検討ポイントが浮かび上がってくる。

主なポイントは以下の6点に集約される。

  • セッションの配信方法
  • 質疑応答の配信方法
  • フォトセッション
  • 囲み取材
  • セキュリティ
  • 動画配信プラットフォーム

1つ目は、セッションの配信方法をどうすべきかである。開催プログラムにある”主催者ご挨拶”と”プレゼン”を、ライブ配信にするか、事前に動画を収録し、擬似ライブ配信にするのかの選択だ。オフラインでプレス発表会を行う場合はライブであるため、「オンラインもライブ配信で良いのでは?」と考えるが、事前収録はCEOはじめ役員やスピーカーのスケジュールが押さえやすいことや、また通常、人前で話し慣れているCEO・役員だが、誰もいないカメラの前で話しをすることに多少の戸惑いもあることから事前収録が良いケースもある。ここは状況に応じてを選択する必要がある。またプレス発表会には、協業や資本提携といった複数社で発表を行うケースも多い。ライブ配信の場合、複数社が異なる場所から同時に二元中継を行うことも可能だ。

2つ目の検討ポイントは、質疑応答をどう実現するのかという点。リアルな発表会の質疑応答は、来場者の中から質問がある方に挙手してもらい、スピーカーもしくは司会者が指名する。指名された質問者はマイクを渡され質問する。その模様は他の来場者も確認できるというもの。これをオンラインで実現しようとすると工夫が必要になる。なぜなら質疑応答前のプレゼンが一方通行の配信でよかったのに対して、質疑応答は来場者と主催者の双方向でのやりとりが必要にならからだ。このフェーズでの検討ポイントは、「1、視聴者の中から質問がある方をどう見分けるか」。そして、「2、どの方に質問してもらうか。どう指名するか」「3、質問者にどう質問してもらうのか」。さらに「4、質問への回答を誰が、どの場所で行うのか」の4点となる。これらを踏まえてどの仕組みを使うかを決定していく。

フォトセッションや個別取材はどうする?

 

3つ目は、フォトセッションをどう実現するかという点。メディアが発表内容を報じる際、必ず写真や動画を交えて報道する。主催者サイドにとっても、写真や映像付きで報道してもらった方が、より読者や視聴者に伝わるため、その方が良い。オンラインプレス発表会だとどうしてもこれが実現しづらい。だからといって画一的な映像素材、画像素材を提供するだけでは、メディアサイドのモチベーションにマイナスになる可能性もある。

4つ目は、囲み取材や個別取材にどう対応するかだ。各メディアの記者は、発表内容をもとに独自の視点で質問し深掘りする。前述の質疑応答時間は、時間が限られているため、個別取材に対応する余地は残すべきだ。さらに個別取材の申込受付は、プレス向けに発表会の開催告知をすると同時に伝えた方が良い。

5つ目は、セキュリティ。オンラインプレス発表会の場合、プレス以外の一般ユーザーが閲覧できてしまうリスクが生じる。一般公開OKの発表なら問題ないが、プレス向けに限らず投資家向け、社員向け、幹部向け等、クローズドな会合の場合は、そのページの閲覧を認証制にするなどの対策が必要になる。

最後は、これらを踏まえて最適な動画プラットフォームを選択することだ。各プラットフォームには、得手、不得手がある。それらをきちんと踏まえて、ニーズに合致するプラットフォームを選択することが重要になる。

以上、オンラインプレス発表会を行う際に検討すべきポイントを見てきた。

新たな戦略や商品、サービスを効果的に告知するためのプレス発表会はもちろん、投資家に自社の戦略を理解してもらうIR説明会や株主総会、社員の意識を高める結束力を高める社員大会等、企業が事業を行う上でこれらのイベント、MICEは欠かせない。一方、昨今のコロナウイルスにより、そのあり方の再考が求められている。オンラインで発表会や社員大会、研修等をやるメリット、デメリットはそれぞれあるが、うまく活用して社内、社外の企業、人と深い関係性を構築していってもらいたい。

なおオンライン発表会、株主総会、Webinar等の課題は、MICEプラットフォームへご相談ください。(BizMICE編集部)

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